Prozessoptimierung im Rahmen von Software-Upgrades: Eine strategische Chance für Banken und Finanzdienstleister

Software-Upgrades, die von Anbietern regelmäßig bereitgestellt werden, erscheinen zuweilen als lästige Pflicht – doch sie können weit mehr sein als das. Solche Releasewechsel, die unter anderem notwendig sind, um den Wartungsvertrag und technischen Support aufrechtzuerhalten, können als Plattform für transformative Prozessverbesserungen genutzt werden. Be zeigte im Rahmen eines Releasewechsels bei einer großen deutsche Online-Bank, wie durch die Modernisierung der Treasury-Software Schwachstellen in den Back-Office-Prozessen identifiziert und effizient behoben wurden.

Aus der Not eine Tugend machen – Potenziale von Software-Upgrades

Releasewechsel müssen nicht nur technische Notwendigkeit für die Erhaltung des Status Quo sein, sondern können Chancen für Verbesserungen bieten:

1. Erzwungene Neuorientierung
   Häufig werden Systeme jahrelang in bestehenden Prozessen betrieben, ohne diese kritisch zu hinterfragen. Ein Upgrade zwingt Unternehmen, alte Strukturen zu überdenken, Abhängigkeiten zu prüfen und Verbesserungspotenziale offenzulegen.
2. Optimierte Systemintegration
   Moderne Plattformen ermöglichen durch verbesserte Schnittstellen eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft. Dies reduziert Medienbrüche, minimiert redundante Eingaben und schafft eine Grundlage für durchgängige End-to-End-Abläufe.
3. Automatisierungsmöglichkeiten
   Durch ein Software-Upgrade entstehen neue technische Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren. Dies umfasst standardisierte Workflows, automatische Datenübertragungen und die Einführung intelligenter Kontrollmechanismen.
4. Verbesserte Compliance und Revisionssicherheit
   Mit neuen Technologien können Unternehmen sicherstellen, dass regulatorische Anforderungen effizienter und transparenter erfüllt werden. Automatisierte Prüfungen und Protokollierungen reduzieren operative Risiken erheblich.

Stillstand ist Rückschritt – Ein Praxisbeispiel

Eine deutsche Online-Bank sah sich im Rahmen eines  Upgrades ihrer Treasury-Plattform mit der Modernisierung des Back-Office-Moduls konfrontiert. Ursprünglich als reines IT-Projekt geplant, entschied die Bank, das Upgrade mit Unterstützung von Be zu nutzen, um Prozessschwachstellen anzugehen.

Herausforderungen: Die Analyse ergab, dass viele der bestehenden Prozesse durch manuelle Schritte geprägt waren, wie etwa doppelte Dateneingaben in mehreren Systemen oder manuelle Freigaben. Diese führten zu hohen operativen Risiken und einer begrenzten Skalierbarkeit.

Maßnahmen: Im Zuge des Upgrades wurde ein Workflow-System implementiert, das redundante Aufgaben eliminierte und zentrale Freigabeprozesse automatisierte. Zusätzlich wurden Schnittstellen geschaffen, um Daten nahtlos zwischen Systemen zu übertragen.

Ergebnisse: Die Durchlaufzeit wurde reduziert, die Fehlerquote sank signifikant, und die Skalierbarkeit der Prozesse wurde erhöht – ein entscheidender Vorteil angesichts steigender Handelsvolumina.

Gut geplant ist halb gewonnen – Strategien für erfolgreiche Prozessoptimierung

Damit ein Software-Upgrade nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch ein Erfolg wird, empfehlen wir unseren Kunden die folgenden Maßnahmen:

1. Frühzeitige Prozessanalyse
   Vor einem Releasewechsel sollte eine detaillierte Analyse der betroffenen Geschäftsprozesse durchgeführt werden. Dies hilft, Ineffizienzen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
2. Einbindung der Fachbereiche
   IT-Projekte haben oft einen rein technischen Fokus. Um die Auswirkungen auf die operativen Abläufe zu verstehen und nachhaltige Verbesserungen zu erzielen, sollten Fachabteilungen frühzeitig einbezogen werden.
3. Pilotierung und schrittweise Einführung
   Durch die schrittweise Einführung neuer Prozesse können erste Erfolge erzielt und mögliche Herausforderungen rechtzeitig erkannt werden.
4. Fokus auf Quick Wins
   Kleinere, leicht umsetzbare Maßnahmen, wie die Automatisierung redundanter Aufgaben, schaffen schnelle Erfolge und fördern die Akzeptanz im Unternehmen.
5. Langfristige Perspektive einnehmen
   Auch wenn ein Software-Upgrade kurzfristige Herausforderungen mit sich bringt, sollten Unternehmen die Gelegenheit nutzen, Prozesse nachhaltig zu transformieren.

Fazit

Software-Upgrades sind keine bloßen IT-Verpflichtungen, sondern bieten eine strategische Gelegenheit, Prozesse zu optimieren und die Organisation zukunftssicher aufzustellen. Unternehmen, die diese Chance nutzen, profitieren nicht nur von einer modernen Technologie, sondern auch von gesteigerter Effizienz, niedrigeren Risiken und höherer Wettbewerbsfähigkeit.

Über den Author

Pedro Ferreira Sales verantwortet für Be – Shaping the Future das Service Portfolio Business Process Management, in der er seine langjährigen Erfahrung als Linien- und Projektleiter im Prozessmanagement systemrelevanter Banken einbringt. Sein besonderer Fokus liegt auf der Generierung von konkreten und objektiv messbarem Mehrwert durch die Optimierung von Prozessen.

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